Интернет-интервью с руководителем Управления Федерального казначейства по Кировской области, государственным советником Российской Федерации 2 класса, к.э.н. О.Л. Гвызиным

ТЕМА: «ВНЕДРЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА МЕЖДУ ЗАКАЗЧИКОМ И ПОСТАВЩИКОМ».

Интервью состоялось 23 июня 2020 года

ЧАСТЬ 1

ЧАСТЬ 2    
                      

Вопрос № 1: На весь 2020 год заключен ГК на оказание услуг, ежемесячно выставляются счет и акт. Можем ли мы в рамках заключенного контракта сделать дополнительное соглашение, которое позволило бы ежемесячные документы передавать через ЭДО?

По мнению Управления Федерального казначейства по Кировской области согласно пункту 1 статьи 432 Гражданского кодекса Российской Федерации, части 13 статьи 34 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее – Закон о контрактной системе) условия о порядке приемки и порядке оформления ее результатов являются существенными условиями контракта. В статье 95 Закона о контрактной системе дан исчерпывающий перечень случаев изменения существенных условий контракта по соглашению сторон, рассматриваемый случай в данный перечень не входит. Таким образом, воспользоваться функционалом ЕИС по формированию и подписанию документов о приемке товаров (работ, услуг) в электронной форме возможно только в случае, если в проекте контракта были предусмотрены условия об оформлении, обмене и подписании документов о приемке в ЕИС, а также представлении в качестве первичных учетных документов, подтверждающих (сопровождающих) поставку товаров (передачу результатов выполненных работ, оказанных услуг), универсального передаточного документа (счета-фактуры).

Вопрос № 2: Мы являемся поставщиком, хотели бы с нашими заказчиками начать работать по ЭДО. Что для этого необходимо (в части программного обеспечения, оформления в документах и т.д.)? Какой функционал будет предусматривать ЭДО? Возможно ли формирование через ЭДО специфических документов или все они будут унифицированы (счета, акты только типовых форм)?

Во-первых, все необходимые материалы для применения ЭДО находятся в ЛК Заказчика и Поставщика. В специализированном разделе «База знаний» выбрать вкладку «Руководство пользователя и видеоролики», далее выбрать вкладку «Документы о приемке товаров (работ, услуг) в электронной форме», в ней находится руководство пользователя «Реестр документов об исполнении контракта». В руководстве пользователя указаны требования к программному обеспечению для работы в ЕИС с ЭДО.

Во-вторых, на этапе проекта контракта рекомендуем предусматривать в проекте контракта следующие условия:

- возможность формирования и обмена документами о приемке товаров (работ, услуг) в форме электронных документов, подписанных электронной подписью в ЕИС;

- предоставление в качестве первичных учетных документов, подтверждающих (сопровождающих) поставку товаров (передачу результатов выполненных работ, оказанных услуг), универсального передаточного документа (счета-фактуры), в том числе корректировочных документов к ним.

В-третьих, функциональность ЕИС, позволяющая формировать и подписывать универсальные передаточные документы и счета-фактуры (включая корректировочные) в электронной форме, доступна в личном кабинете пользователя ЕИС (Заказчика и Поставщика) при взаимном согласии сторон на обмен документами о приемке товаров (работ, услуг) в электронной форме с использованием ЕИС. Открыть доступ к электронному актированию можно только на этапе исполнения контракта. Сделать это должен заказчик. Для этого он находит нужный контракт в реестре и выбирает в контекстном меню пункт «Предусмотреть формирование документов о приемке в электронной форме». После того, как заказчик откроет доступ, поставщик сможет сформировать документ о приемке по данному контракту.

 В-четвертых, в ЕИС можно сформировать только счет-фактуру и УПД. Остальные необходимые вам в рамках исполнения контракта специфические документы вы можете отсканировать и приложить копии к электронному документу. Для обеспечения возможности учета в электронном документообороте копий бумажных документов, формируемых и подписываемых в рамках бизнес-процесса поставки и приемки товаров, работ, услуг, на вкладке «Документы» реализована возможность прикрепления файлов (например, таможенная декларация на товар, заключение экспертизы и т.п.), а также ввести сведения о документе в специальное поле.

Вопрос № 3: Можно ли организовать ЭДО между Заказчиком и Исполнителем в рамках действующего госконтракта с единственным поставщиком, заключенного "в бумаге", и что для этого необходимо сделать сторонам контракта? Или ЭДО можно будет организовать только для тех госконтактов, которые были заключены в рамках конкурентных процедур закупки?

На данный момент ЭДО реализован только для госконтрактов, которые были заключены в рамках конкурентных процедур закупки.

Вопрос № 4: После отметки электронного актирования о принятии товара в реестре контрактов исчезла строка, которая давала возможность разместить информацию о платежном поручении, о факте оплаты принятого товара. Каким образом предусматривается в ЕИС размещение факта оплаты принятого товара?

Формирование информации об исполнении (о расторжении) контракта на главной странице Реестра контрактов на вкладке «Исполнение» путем выбора в контекстном меню контракта пункта «Исполнение (расторжение) контракта» или в карточке контракта на вкладке «Документы» путем нажатия на гиперссылку «Сформировать информацию об исполнении (о расторжении) контракта». Почему у вас исчезла данная возможность формирования сведений об оплате, нужно разбираться индивидуально, просим завести обращение в службу технической поддержки ЕИС через раздел «Техническая поддержка» в Личном кабинете. 

Вопрос № 5: При подаче искового заявления в суд о взыскании задолженности с контрагента за поставленный товар прикладываются товарные накладные/УПД, подписанные электронной подписью. В случае, если контрагент будет заявлять о том, что он не подписывал данную накладную, каким образом можно доказать, что документ все же был подписан им?

В ЕИС в рамках исполнения государственных (муниципальных) контрактов обеспечена  возможность формирования и подписания единого документа о приемке товаров (работ, услуг), включающего в себя как структурированный документ о приемке товаров (работ, услуг), так и электронный документ-вложение по установленной в контракте форме, подписание которого осуществляется квалифицированной электронной подписью в ЕИС.

Функционалом предусмотрен просмотр карточки первичного учетного документа/корректировочного документа, для этого в контекстном меню требуемого документа необходимо выбрать пункт «Просмотр детальной информации». Откроется карточка первичного учетного документа/корректировочного документа, в которой на вкладке «Журнал событий» будут отображаться все события: создание, удаление, подписание первичного учетного документа/корректировочного документа, информация о подписании информации об исполнении контракта, формируемой на основании такого первичного учетного документа/корректировочного документа.

Также существует возможность выгрузить необходимые документы на компьютер путем нажатия на пиктограмму рядом с требуемым документом. Будет осуществлена выгрузка электронного документа, в составе которого отражаются: титул продавца, титул покупателя, обособленные подписи сторон в формате sig, а также агрегированный первичный учетный документ в формате xml.

Для просмотра электронных подписей, которыми подписан документ, нужно нажать на пиктограмму. Откроется окно просмотра электронной подписи. При необходимости можно сформировать выписку из журнала событий на вкладке «Журнал событий» нажатием на гиперссылку «Сформировать выписку».

Вопрос № 6: С какого момента электронный приемочный документ для исполнения договора будет считаться переданным заказчику: с момента размещения и отправки или с момента направления (формирования) заказчиком уведомления о получении?

Поставщик формирует первичный учетный документ (УПД), подписывает его электронной подписью (ЭП) и отправляет заказчику.

Когда УПД попадает в кабинет заказчика, он подсвечивается желтым цветом «Статус документа ожидает подтверждения получения». Заказчик в ЕИС находит документ со статусом «Ожидает подтверждения получения». Как только заказчик его обработает, он станет зеленого цвета. После этого заказчик формирует извещение о получении УПД, без извещения считается, что документ не получен. Чтобы получить документ от поставщика в ЕИС, заказчик должен сформировать извещение о получении документа. Цель этого действия на приемке — фиксация получения документа в системе ЭДО. Когда заказчик подписывает с помощью ЭЦП извещение о получении УПД, фиксируются дата и время получения документа. Одновременно поставщик видит, что статус документа изменился. Далее заказчик подписывает свое действие электронной подписью. Факт подписи подтверждает получение документов от поставщика. Одновременно с тем, как заказчик применяет универсальный передаточный документ, строчка первичного документа у поставщика переходит в статус «Принят заказчиком». Заказчик проверяет информацию в акте. Если она верна, он заполняет поля документа о приемке. Вносит дату фактического получения товаров, работ, услуг, прикладывает скан электронного акта на бумажном носителе с подписями всех членов приемочной комиссии.

Внимание! 26 июня 2020 года состоялась всероссийская онлайн-конференция «Электронное актирование - 2020». Организатор мероприятия - Федеральное казначейство совместно с электронной площадкой ТЭК-Торг и Торгово-промышленной палатой Российской Федерации. ⠀

Спикерами онлайн-конференции стали вице-президент Торгово-промышленной палаты Российской Федерации Елена Дыбова, заместитель руководителя Федерального казначейства Анна Катамадзе, заместитель начальника управления развития контрактной системы Кристина Маркова, главный архитектор разработки по теме электронного актирования центра развития Единой информационной системы в сфере закупок (ЕИС) Александр Белых, а также ответственные лица Федерального казначейства, центра развития ЕИС и представители электронной площадки ТЭК-Торг. Модератором конференции выступил генеральный директор Федеральной электронной площадки ТЭК-Торг Дмитрий Сытин. ⠀

На видеоконференции был разобран большой блок вопросов, связанных с использованием функционала электронного актирования. Спикеры ответили на наиболее актуальные вопросы пользователей.

Рекомендуем ознакомиться с докладами спикеров онлайн-конференции по ссылке