Но кадровик – это в первую очередь не документы, а общение с людьми, с разными людьми: жизнерадостными и угрюмыми, разговорчивыми и молчаливыми, настойчивыми и робкими, конфликтными и готовыми к компромиссу. Это десятки и сотни личностей. Они болеют, хотят завтра в отпуск, опаздывают, потому что кругом пробки, уезжают в командировки, рожают детей, женятся, разводятся.

    Я работаю в большой компании, у которой есть филиалы в нескольких регионах. Весь кадровый процесс с ними происходит удаленно.

Когда количество подразделений в регионах значительно увеличилось, часть процедур по документальному оформлению трудовых отношений c работниками легла на плечи руководителей этих подразделений. Поэтому стало очень важно так организовать работу с филиалами, чтобы все кадровые документы были заполнены правильно и вовремя вернулись в офис. Были написаны инструкции, регламенты работы, но это сухой язык теории, который слабо помогал в выстраивании системы. Чтобы все заработало как часы, нужны были не только документы, но и налаженные коммуникационные каналы.

     Все руководители разные по темпераменту, сладу ума и саморганизованности. Под каждого нужно подобрать стиль работы: с кем-то нужно быть построже, с кем-то общаться легко и по-дружески. Поэтому фактически каждый мой рабочий день проходит в общении – это консультации, поддержка, поиск возможных решений в рамках закона, которые максимально устроили бы и компанию, и работников. И только благодаря такому общению удается избежать ошибок и нарушений трудового законодательства, не смотря на удаленность подразделений в регионах от головного офиса.
    Кадровик должен любить людей и уметь с ними общаться, быть немножко психологом. Когда ты общаешься с разными людьми, выслушиваешь каждого, с его правдой, мнением, проблемами, то находить выходы из сложных ситуаций становится легко, как собирать пазл.

В своей работе, кадровик должен быть педантичным и любящим порядок. Отзывчивым, коммуникабельным. Главное в работе кадровика любить людей.
Люди — это самый ценный ресурс, который есть у организации. От них зависит результат деятельности всей организации. Чтобы сотрудник долго проработал нужно мотивировать его. Благодаря этому у сотрудника появляется желание работать больше, быстрее, качественнее. Существует два вида мотивации: материальная и нематериальная. Материальная заключается в повышении заработной платы, премиальных выплат, но имеет краткосрочный эффект. Нематериальная мотивация — это мощнейший инструмент управления командой. Она, в отличие от материальной не разъединяет коллектив, а наоборот, объединяет. Для каждого сотрудника можно найти свою «нематериальную мотивацию». Основными методами воздействия могут быть: похвала от руководителя, внимание от руководства персоналу, соревнования и конкурсы, корпоративные мероприятия, подарки к праздникам, поздравления со значимыми датами, карьерный рост, обучение, обеспечивание комфортных условий труда, гибкий график, дополнительные выходные, моральная поддержка при решении серьезных личных проблем и т.д. Результатом этих действий станет повышение работоспособности всего коллектива, а значит, возрастет и уровень организации.
Сегодня рынок труда обладает дефицитом квалифицированных специалистов. А для успешного развития организации необходим стабильный эффективный коллектив. Все вышеприведенные инструменты мотивации сотрудников помогут руководителю узнать цели каждого работника, решить проблему текучки кадров. Это также позволит сэкономить драгоценное время и средства на поиск и адаптацию новых специалистов, а также поможет сформировать крепкий надежный коллектив профессионалов и единомышленников.

Соблюдение трудовой дисциплины сотрудниками обязательно во всех организациях. Если не контролировать сотрудников, то могут возникать периодические нарушения (опоздания на работу, с обеда, частые отлучки с рабочего места «на перекур», уход домой до окончания рабочего дня, чаепития и социальные сети в рабочее время), которые со временем превращаются в систематические. Такие нарушения создают нерабочую атмосферу, приводят к снижению производительности труда и, как следствие, негативно сказываются на прибыли.

При этом одни работники, видя, что другие не придерживаются установленных норм и правил, могут быстро перенять плохие качества.

Не издав приказ о трудовой дисциплине в коллективе, не разработав правила внутреннего трудового распорядка и не ознакомив с ними сотрудников, невозможно требовать от работников соблюдения негласных норм. Все правила должны быть зафиксированы! К данной проблеме следует подходить максимально ответственно, ведь от этого напрямую зависит благосостояние организации.

Для укрепления трудовой дисциплины необходимо принимать все меры, способствующие этому, не разрушая атмосферы взаимопонимания. Сотрудников, которые стараются соблюдать все правила, нужно поощрять. Самый действенный способ - материальные поощрения (как правило, под ними подразумевается денежное вознаграждение). Например, денежные бонусы в виде премии тем сотрудникам, которые в течение месяца ни разу не опоздали на работу и не покинули рабочее место раньше срока. В качестве альтернативы тем, кто не получил ни одного дисциплинарного взыскания в течение трех месяцев, можно предоставить абонементы в спортивные залы, корпоративные скидки на услуги, а также оплату курсов и тренингов для сотрудников и многое другое.

Конечно, если организация обладает большим штатом сотрудников и не может выдать всем премии, нужно исходить из реальных финансовых возможностей. Материальное вознаграждение можно заменить другими вполне подходящими поощрениями: дополнительным оплачиваемым выходным, бесплатными обедами, корпоративной мобильной связью, возможностью уйти с работы в случае необходимости. За это время привычка приходить на работу вовремя, следовать установленному порядку позволит сотруднику органично вписаться в любой трудовой процесс.

Несмотря на то, что сегодня самой лучшей мотивацией работников традиционно является щедрая премия и корпоративная культура, можно придумывать новые способы мотивации сотрудников. Например, улучшая оснащение рабочего места сотрудника удобной офисной мебелью или произведя небольшой ремонт в рабочем кабинете. Если они оборудованы не просто стильно, но так, чтобы сотрудникам было максимально приятно и комфортно работать и отдыхать, им захочется приходить на работу вовремя и не захочется уходить. В таких офисах обязательно предусмотреть игровые зоны, комнаты отдыха и развлечений. Восемь (или двенадцать) рабочих часов были бы не такими эффективными, если бы сотрудники не могли вовремя расслабиться, снять напряжение и просто сменить обстановку на более приятную и неформальную. В России нестандартным методикам стимулирования персонала не очень доверяют. Однако именно такие методы мотивации – самые результативные. И относительно удачными вариантами мотивации сотрудников служат наличие в офисе, например, кофейного автомата с бесплатным кофе для работников, массажного кресла и других способов мотивации персонала.

Если материальные трудности не позволяют использовать систему денежного поощрения, важно применять нематериальные методы повышения мотивации. Очень важной составляющей мотивации, на мой взгляд, является публичная благодарность – это всегда приятнее, чем похвала «с глазу на глаз». Не утратили своей актуальности такие способы признания, как Почетная грамота, Благодарственное письмо или Благодарность в приказе.

В то же время в организации должна быть разработана система наказаний, с помощью которой сотрудники смогут оценить свою вину. Однако в большинстве случаев штрафы, выговоры и другие дисциплинарные наказания малоэффективны. Руководители чаще прибегают к этим мерам не для предупреждения нарушений в будущем, а для успокоения собственной совести.
Но все же из всего многообразия составляющих мотивацию самой действенной считаю то, что называется «человеческим отношением». Только в ситуации «человеческого отношения» можно рассчитывать на соблюдение всех правил и норм трудовой дисциплины, эффективную работу и признательность коллектива.

Это прием на работу, перевод и увольнение, оформление отпусков, организация аттестации сотрудников и подготовка документации для награждения лучших из лучших, составление различных кадровых документов в соответствии с требованиями действующего трудового законодательства и доведение изменений до каждого сотрудника учреждения. Как видно, перечень достаточно внушительный, но не полный. Кроме того, следует обратить внимание не только на разнообразие, но и на объем выполняемой работы. А он, надо сказать, весьма внушительный. А сколько тонн документации лежит на хрупких плечах кадровиков! И это только на бумажных носителях! А сколько гигабайтов информации приходится отслеживать, анализировать, перерабатывать - это невозможно подсчитать! Чего только стоит доскональное изучение трудового законодательства с его нюансами и «подводными камнями»! Бумаги бумагами, а главное - это люди, те, кто трудился раньше, и те, кто трудится теперь. Существует расхожая фраза: «Кадры решают все!», и это, несомненно, так. Работа с кадрами, т.е. с персоналом – ежедневная и неустанная забота любого отдела кадров. Найти подход к каждому сотруднику: одних подбодрить словом, другим помочь делом, советом, третьих обогреть взглядом, подарить улыбку….  Безусловно, кадровый работник должен быть аналитиком и делопроизводителем, но еще и настоящим социологом, психологом! И когда слышишь слова: «Спасибо за поддержку, за заботу», обязательно отзывается в сердце каждого кадровика. Без молодежи нет ни планов, ни перспектив, всем, кто приходит к нам, мы стараемся помочь. Некоторым сотрудникам учреждение оплачивает квартиры, другим помогает получить свои. Вложение в обучение – это не только долгосрочные инвестиции, но и стимул для роста любого специалиста. На семинары, мастер-классы и профессиональные конференции активно с большим интересом выезжают наши профессионалы и новички. В нашем учреждении развивается такое направление, как наставничество. Молодые сотрудники трудятся рядом с опытными коллегами, перенимают их опыт. Целью наставничества является повышение профессионального мастерства и уровня компетенции молодых специалистов, изучение норм этики и деонтологии, повышение культурного уровня, привлечение к участию в общественной жизни организации. Именно молодежь – главный источник инициатив, новых идей и преобразований, их заставлять не нужно, они с удовольствием участвуют в различных мероприятиях городского и областного уровня: конкурсах, спортивных, оздоровительных и культурно-массовых мероприятиях и при этом занимают призовые места. И во главе всех этих начинаний - сотрудники кадровой службы. Потому что именно они знают сильные стороны и возможности каждого сотрудника, видят возможности эффективного использования ресурсов каждого на благо всех, на благо развития учреждения.

Деятельность кадровика осуществляется в соответствии с требованиями законодательства, согласно Положению об отделе кадров непосредственно самой организации, ее уставом, внутренним распорядком, приказами руководства и должностной инструкции.

Специалисту отдела кадров для наиболее эффективной работы требуется обладать следующими компетенциями:

•          опыт работы по специальности;

•          настойчивость в достижении цели;

•          умение управлять своими эмоциями, стрессоустойчивость;

•          высокая трудоспособность;

•          ориентация на поиск необходимой информации.

Специалисту отдела кадров необходимо быстро и гибко принимать решения и своевременно предоставлять запрашиваемую информацию, выполнять установленный объем работы с соблюдением сроков обработки кадровой информации, но при этом не допускать ошибок в кадровых документах, поэтому он должен:

1. обладать специальными знаниями, необходимыми для успешного выполнения профессиональной деятельности:

- знать Трудовой кодекс и нормативные акты;

-владеть приемами проведения расчетов, необходимых в кадровом делопроизводстве;

- знать процедуру оформления и увольнения сотрудников.

2. владеть специальными компьютерными программами и оргтехникой, необходимыми для ведения кадрового делопроизводства:

-знать (на уровне пользователя) программу по ведению кадрового делопроизводства, применять в своей работе оргтехнику (факс, ксерокс, сканер и т. д.);

- работать с программами MS Office;

- работать с информационными программами.

Итак, для работы в кадровой сфере специалисту необходимо уметь собирать и обобщать информацию, принимать решение на основе её анализа, уделяя внимание к деталям. Для принятия решения важно использовать разные источники информации и опираться на мнение профессионалов и примеры решения той или иной проблемы. В этом случае незаменимым помощником служит информационная программа - «Консультант Плюс». Также одной из «хитростей» специалиста по кадрам выступают коммуникативные навыки, необходимые для установления контактов как внутри организации, так и за её пределами.

Современное общество динамично, оно постоянно ищет новые ресурсы, способы продвижения, методы осуществления деятельности, ускоряющие работу производства. Современное общество мобильно, и мы должны уметь подстраиваться под него.
Как говорил всем известный император Франции, полководец и государственный деятель Наполеон Бонапарт еще в 18 веке: «Искусство управления состоит в том, чтобы не позволять людям состариться в своей должности». Его высказывание можно понять двояко, мне ближе такая трактовка: человек не должен стоять на месте. Постоянная тяга к новым знаниям, планирование деловой карьеры, обучение и регулярное повышение квалификации каждого работника – вот залог динамично развивающегося предприятия.
В первую очередь это относится к кадровому работнику. Специалист по кадрам должен успевать следить не только за организацией своевременного обучения всех сотрудников своей компании, но и не забывать о своей квалификации. Важно понимание, что главный ресурс предприятия – это его сотрудники. Именно поэтому настолько важно развитие в своей профессии всеми возможными способами: введение на предприятии наставничества, участие в конкурсах профессионального мастерства, создание мастермайнд-групп, прохождение курсов повышения квалификации. Всё это развивает нас с разных сторон: что-то является вкладом в долгосрочную перспективу, что-то – инструмент личностного роста, - но вместе они создают огромную информационную базу, а, как мы знаем, информация правит миром.
Закончу свое повествование известной народной мудростью: «Если хочешь изменить мир - начни с себя!». Если хочешь работать в мобильной, динамичной, развивающейся организации – повышай уровень трудовых ресурсов, развивайся сам.

Почему я стала именно кадровиком?

Наверное мне помогла судьба, хотя училась я на юриста и мечтала работать в органах.

Однако я нисколько не жалею, что стала работать в кадрах, ведь только в отделе кадров работа с документами настолько переплетается с общением с людьми, что порой начинаешь разговаривать с документами или папками. Особенно когда случайно потеряешь какой-нибудь документ.

Проработав несколько лет в отделе кадров, начинаешь "на глаз" определять людей по принципу "подходит - не подходит", потому что знаешь какого работника хочет видеть на той или иной должности руководитель. Однако у меня всё же есть маленький мой помощник, который не раз уже меня выручал в принятии правильного решения при выборе кандидатов. Это очень лёгкий тест, над которым не нужно корпеть часами: я прошу кандидата нарисовать круг и линию на листе бумаги (размеры и места расположения определяет он сам). И затем, исходя из нарисованного определяю: если круг соприкасается с прямой, то человек способен подчиняться, если эти элементы не соприкасаются, то значит, что человек подчиняться не сможет, что чревато его внутренними протестами, которые в дальнейшем проявятся в результативности работы.

Исходя из этого и делаются некоторые выводы о кандидате.

Существуют разные названия этой профессии — менеджер или директор по управлению персоналом, администратор отдела кадров, HR-менеджер, происходящее от английского human resourses — «человеческие ресурсы».
Название профессии — «кадровик» — идёт из советских времён. В задачи кадровика тогда входило заполнение трудовых книжек и контроль соблюдения закона по охране труда, а также ведение личных дел сотрудников, написание должностных инструкций и т. п. В настоящее время стандарты работы специалистов по кадрам только формируются, потому что кадрового менеджмента в современном понимании в нашей стране не существует.…
Если ваша профессия специалист по кадрам, то вы должны все обо всех знать. Вовремя успевать заполнять массу документации, закрывать и открывать вакансии, доводить до сведения, тестировать, создавать настроение в коллективе. Это обычные будни кадровика. Человека, чья трудовая деятельность непосредственно связана с персоналом.
Такие разные и удивительные наши кадры: жизнерадостные и угрюмые, амбициозные и мягкотелые, настойчивые и робкие, карьеристы и неформалы. Это десятки и сотни личностей. Личностей с большой буквы, у которых постоянно что-то происходит. Они болеют, уходят в отпуск, опаздывают, уезжают в командировки, рожают детей, разводятся, женятся, сажают картошку, копают картошку, уезжают помогать бабушкам и дедушкам. В общем, имеют сто одну причину не появляться на работе. Карусель событий, постоянно случающихся в коллективе, захватывает вас на протяжении всего рабочего дня, не оставляя ни на минуту.
Профессия специалист по кадрам только на первый взгляд скучна и неинтересна. Боевое крещение кадровик получает, когда открывается свободная вакансия. А если эта вакансия ещё и такая редкая, как например, лаборант на участок производства железобетонных изделий, то в ход идут все возможные пути.
Это и размещение на портале «Центра занятости населения», и «бегущая строка» на телевизионных каналах, и сайт «Headhanter», и даже сайт ВГУ и их страничка в ВКонтакте.
Поэтому, когда на собеседование приходит первая девушка в юбке приличной длины, без локонов до талии и прикрытым декольте, скрещиваешь пальцы за спиной. Прекрасно, если её действительно будет интересовать рабочий процесс, а не место. Апофеозом становится положительный кивок после беседы с непосредственным руководителем. Можно танцевать, громко петь песни, в награду побаловать себя чашечкой кофе.
От работы специалиста по кадрам напрямую зависит успех деятельности всей компании. Важно чувствовать людей, понимать, кто будет вдохновлять на успешную работу коллектив, а кто будет стремиться поскорее убежать домой. Каждый кадровик собирает пазл: помогает правильным людям оказаться на нужном месте.
Специалист по кадрам должен быть педантичным, любящим порядок и не испытывающим священный трепет от бумажной работы. Отзывчивым, коммуникабельным, открытым миру человеком. Еще он должен любить людей и уметь находить с ними общий язык, быть немножко психологом и прозорливо смотреть на приходящих рекрутов.

Смотрела я вебинар осенью от «Консультанта», где же найти лишнее время для всего. Оказывается, у меня должно быть очень много свободного времени, т.к. я живу не в городе. Но по факту я этого не вижу. Да, я знаю свои слабые места, куда уходит каждый день час времени. Но чем же занята остальное время?
Вы спросите: «А к чему это?» Это я к тому, что я кадровик «удаленный». По должности я бухгалтер, работаю не в одном месте. И что интересно, на меня никто приказом не возлагал обязанности по кадровому учету. И сама я на себя данный приказ не писала, пока никто не запросил. Но кому же делать кадровую работу? Конечно же, бухгалтеру, коим я и являюсь.
Работа на дому предполагает минимум контактов, в основном с директором. Т.е. я с работниками практически не контактирую, некоторых вообще не видела. По новым паспортам узнать кого-либо по копии паспорта не представляется возможным. Т.е. я не могу поделиться профессиональными хитростями общения с людьми, т.к. с ними не общаюсь. Все вопросы по кадрам решаю с мастерами по телефону или с директором.
А вопрос о нехватке времени затронула потому, что сейчас кроме основной работы по бухгалтерии делаю кадровую. По кадрам нужно все отправлять своевременно в условиях карантина, включая форму СЗВ-ТД в ПФ. В налоговой началась камеральная проверка сданных деклараций, каждую неделю отписываюсь по одному запросу. Вроде бы отменены плановые проверки прокуратуры, но раз пришло требование по плану прокуратуры, приходится все собирать и отправлять. Не хочется ссориться с прокурором, мало ли…
А дома огород, посадка. Плюс ребенок 4,5 лет, надо развлекать, помогать вырезать, делать аппликации, читать… Плюс ученица 4 класса и музыкальной школы. Все надо проверить, повторно проверить переписанное, сфотографировать и отправить на проверку, выслать голосовым сообщением игру на фортепиано и пение по хору. А сколько времени отнимает распечатка домашних заданий, просмотр видеоуроков, чтение писанины родителей в группе, т.к. вроде бы должен был быть выпускной. Пусть его отменили, но надо выбирать хотя бы подарки учителям, как-то детям фотографироваться на прощальную папку и .т.п Постоянно читаю в электронке обновления в консультационных программах, когда больше, когда меньше. Это не считая времени на готовку, мытье посуды, хождение в магазин, кормление куриц, прополку.
При всем этом я не сижу по ночам. Умудряюсь вечером посмотреть телевизор полчасика, ложусь в среднем в 22.30, встаю в 7.30, т.к. никого не надо вести в сад и отправлять в школу. Вот и получается, что вроде бы загруженность в связи с коронавирусом увеличилась, но у меня свободное время «полениться» все равно осталось. Значит, я не все своевременно делаю по работе, т.к. не сижу с 8 до 17 в офисе. Но начальство не жалуется, все стараюсь отправить в срок. То, что не успела сделать и не срочно, доделаю попозже.
Когда я родила первого ребенка и была в декрете, не прекращала работать у ИП потихоньку. Был маленький огород. Когда родила второго, мы переехали в другой дом, было двое, большой огород, в декрете я не прекращала работать в трех местах.
Да, есть люди, которые постоянно чем-то заняты. Если нет работы, есть хобби. Они не могут бездельничать. Я к таким не отношусь по своему складу. Мне надо «полениться», отдохнуть, поиграть в игры, не требующие затрат ума, или почитать книгу. А читаю я очень много, правда, в основном детективы.
Если появляется работа, любая, я планирую. Сначала общее – что нужно сделать сегодня, что оставить на завтра. Затем план основных дел на сегодня разбивается, добавляются все текущие мелкие и по дому, в голову заношу свои действия хотя бы на ближайшие 2 часа, что и в каком порядке я делаю. Конечно, чаще простое делается вперед, или по значимости. Сделала – следующий план в голове на следующие несколько часов, что и зачем. Между частями позволяю себе чашечку кофе. Так и протекают дни.
Отсюда вывод я сделала для себя: свободное время есть всегда. Даже если кажется, что навалилась куча всего, ты концентрируешься и делаешь больше, чем обычно, за эти же 2 часа. Быстрее движутся мысли, о постороннем меньше думается, соответственно, и любое действие направляется на выполнение поставленной задачи. В результате всегда есть время на какие-то личные дела, пусть и немного.

Третий - онлайн-семинар с кодом от РИЦ.

Четвертый - личное эссе "кадровиц".

Эссе не простое, нужен лайфхак

Про хитрости в деле: что лучше, и как?

Про то, что я мастер в деле своём

И нужно и важно быть умным секретарём.

А если быть честной, мой главный лайфхак -

ЛЮБИТЬ СВОЁ ДЕЛО, а больше - никак!

Еще одна "хитрость": хочешь - проверь
ОТКРЫТОЕ СЕРДЦЕ - коллегам открытая дверь!

Основная цель процесса мотивации - это получение максимальной отдачи от использования имеющихся трудовых ресурсов, что позволяет повысить общую результативность и прибыльность деятельности предприятия. И кадровая служба предприятия является одним из главных инструментов руководителя в вопросах совершенствования системы мотивации персонала в современных условиях.
В своем эссе я не буду подробно освещать теоретические основы трудовой мотивации – эти вопросы достаточно полно изложены в современной литературе. Остановлюсь только на некоторых основных моментах, которые я применяю в работе.
Заработная плата служит хорошей приманкой при приеме на работу. Сотрудник с большей готовностью согласится работать на ту зарплату, которая больше. Он часто и меняет место работы в погоне за более высокой зарплатой. Но будет ли она мотивировать, двигать сотрудника к более интересному, более серьезному труду, скажем, через три месяца испытательного срока? Может быть, кого-то да… Но месяцев через шесть сотрудник будет считать ту заработную плату, на которую его принимали, само собой разумеющейся, полагающейся ему за эту работу. Мы привлекли сотрудника на заработную плату. Но через некоторое время сотрудник привыкает к этим условиям, к этой работе, и они его в дальнейшем не мотивируют.
Интересная работа, которая дает возможность развиваться, брать на себя ответственность, направлять свои усилия на достижение видимой, ясной цели. Важная задача управления сотрудниками заключается в том, чтобы создать такие условия в организации и применить такие методы работы с сотрудниками, чтобы они могли достигать своих собственных целей, и достигать цели компании в результате объединения своих усилий.
Получение удовольствия и удовлетворения от работы, что может повышать эффективность деятельности сотрудника. Это - продвижение по службе, получение признания, наделение сотрудника серьезной ответственностью, это работа, которая дает вызов имеющимся профессиональным знаниям, достижениям, способствует профессиональному росту. И чем больше таких факторов, тем больше мотивация.
Изменить отношение сотрудников к труду декретами и указами нельзя, так как это длительный эволюционный процесс, но его можно ускорить, если трезво оценивать конкретную ситуацию и учитывать причины, ее породившие. Решения, принимаемые руководителями, должны учитывать социальные последствия и иметь комплексный, а не сугубо экономический или технократический характер. Если выбор решений сделан правильно, то руководитель получает возможность координировать усилия многих людей и сообща реализовывать потенциальные возможности группы  работников. Руководители воплощают свои решения в дела, применяя на практике основные принципы мотивации.
Сотрудники, трудящиеся в современных организациях обычно гораздо более образованны и обеспечены, чем в прошлом, поэтому мотивы их трудовой деятельности более сложны и трудны для воздействия. Эффективность мотивации, как и другие проблемы в управленческой деятельности, всегда связаны с конкретной ситуацией.
Поэтому одной из кадровых «хитростей» и является изучение и проработка вопросов совершенствования системы мотивации персонала в современных условиях на основании проведения мотивационного мониторинга персонала и анализа полученного коллективного мотивационного профиля работников предприятия.

Это был настоящий хаос. Мне было сложно сосредоточится и сконцентрироваться на определенном виде работы, постоянные звонки и общение с персоналом отвлекали меня от поставленной задачи, количество отложенных дел накапливалось, ощущение неэффективности и усталости росло, терялся рабочий настрой, иногда приходилось задерживаться на работе. Но с приобретенным опытом работы я научилась управлять собой, планировать и экономить своё рабочее время.

Рабочий день сотрудника кадровой службы условно можно разделить на 2 части: кадровое делопроизводство (работа с документами) и работу с людьми. Работа с документами не требует тесного контакта с людьми, но отнимает много времени. Жизнь кадровика существенно облегчает использование современных программных продуктов. Это позволяет делать мне разные выборки по заданным параметрам, получать без промедления оперативную информацию. Однозначно делаю вывод, что делопроизводство в кадровой службе должно быть автоматизировано, чтобы сократить время на поиск, обработку и оформление нужной информации. Также в целях экономии времени и облегчения работы, мне помогает очень простая функционально система классификации документов, известная как номенклатура дел. Это удобный и широко систематизированный перечень дел, включающий всю важную информацию о них, что позволяет быстро найти необходимый документ во время работы. Для самоорганизации я поддерживаю порядок на рабочем столе. Работа с людьми занимает не меньше времени, чем делопроизводство. Для решения деловых вопросов (профессиональная консультация, необходимость получить или согласовать документ и т.п.) я обычно оговариваю и регламентирую время, поэтому оно является запланированным и встреча с коллегой не доставляет каких-либо неудобств. В целях правильного распределения и экономии времени я составила график работы отдела кадров, с установлением часов для приема сотрудников по личным вопросам, собеседования с соискателями, оформления и увольнения с работы. При работе с людьми также необходимы определенные навыки общения с окружающими. При беседе я стараюсь быть доброжелательной, но требовательной. Конечно, всё приходит с опытом, в том числе умение сдерживать себя и не стараться переубеждать людей в чем-либо.

Переговоры по телефону тоже занимает немало времени. Чтобы не тратить слишком много времени, перед тем как звонить я намечаю ход беседы. Если собеседник затягивает разговор во время телефонного разговора или при личной беседе, чтобы понапрасну не терять времени я беру разговор под свой контроль и, устанавливая временные рамки выхожу из контакта.

Обычно свой план работы я намечаю утром в начале рабочего дня (текущее планирование), с учетом не выполненных планов предыдущего дня. Дела я выделяю: на важные, срочные, и текущие. Систематизируя их по степени важности, устанавливаю очередность. Для учета и контроля использую записи в ежедневник. Наиболее важные и срочные дела стараюсь выполнять в первую половину дня, так как с точки зрения биологических ритмов организма это более эффективное время. Оставшиеся задачи, самые маловажные и требующие минимальных затрат времени дела, выполняю во вторую половину дня.

Для эффективной работы в кадровом аппарате необходимо быть профессионально грамотным и компетентным специалистом. Я самостоятельно совершенствую свои профессиональные качества, участвуя в семинарах и изучая последние изменения в трудовом законодательстве.

Для лучшего самочувствия я стараюсь высыпаться, правильно питаться. Эффективная работа напрямую зависит от моего здоровья.

Вывод: самоменджмент помогает выполнять работу с меньшими расходами, лучше организовывать труд, уменьшить загруженность работой, уменьшить спешку и стрессы.
Конечно в процессе профессиональной деятельности, я всегда руководствуюсь нормами действующего законодательства. Но иногда приходится пользоваться небольшой «хитростью», когда приходится отказывать в приеме на работу соискателю по вакантной позиции компании. Чтобы отказ был аргументированным и правомерным у меня всегда имеется письменное приглашение на работу в нашу компании работника из другой организации с его согласием на увольнением в порядке перевода.

Нравится работать с людьми, с документами. Работы становиться все больше. От такого объема  порой чувствуешь усталость, переутомление и все это ведет к снижению работоспособности и качества работы. Со временем я для себя выработала ряд правил, которые помогают справляться с усталостью, привести свои мысли в порядок и продолжать качественно выполнять свою работу.
1. Утро начинается с хорошего настроения. Настраиваешь себя, что все, что запланировано получится и ты сможешь решить все вопросы.  Улыбнешься себе и на работу. От того с каким настроем ты идешь на работу, будет зависеть и результат твоей работы.
2. Заходя на работу, стараюсь улыбнуться каждому, и пожелать хорошего дня. Приятно человеку, приятно и мне.
Положительный настрой на утро, я себе задала и поэтому я могу работать часа 2-3, не думая об усталости.
3. Дружеские отношения с коллегами также  помогают избежать переутомление и разнообразить рабочий процесс. В течении дня с коллегами (в отделе кадров, в бухгалтерии, в юридическом отделе, в экономическом отделе) решаешь не только рабочие вопросы, но и успеваешь поболтать на отвлеченные темы. Даже из этих бесед, я могу для себя извлечь что-то полезное.  Отдохнув (даже 10 минут), я возвращаюсь к своей работе и продолжаю ее с новыми силами и даже мысли порой приходят верные и правильные.
4. Я считаю немаловажно уметь переключаться с одного вида работы на другую. Поработав за компьютером, переключаюсь на оформление трудовых книжек, оформление личных дел, т.е. любую другую работу, не связанную с компьютером.
5. Наша работа связана с длительной работой на компьютере и поэтому надо дать передышку своим глазам и своей спине.  Каждые полтора часа встаю из-за стола и делаю зарядку для своих глаз, ног, спины. Этому занятию уделяю 10—15 минут.  Пока нет на рабочем месте, проветриваем кабинет, чтобы с большей эффективностью продолжить работу.
6. Во время перерыва на обед успеваешь не только вкусно пообедать, но и прогуляться. Именно прогулка помогает взбодриться, снять напряжение, и просто переключиться с работы.
При плохой погоде, если нет возможности выйти прогуляться, включаешь хорошую спокойную музыку и получаешь заряд на продолжение работы.
7. На рабочем месте всегда должны царить чистота и порядок. Чистота на рабочем месте – это чистота и порядок в мыслях. А фото твоей семьи на столе только помогает и заряжает положительными эмоциями и энергией.
8. И наверно, самое для меня сложное – это уметь сказать «нет».  Стараешься помочь коллегам, начальнику, откладывая свою работу. Но настает момент, когда с тебя спросят твою работу. И чтобы успеть ее сделать вовремя, приходится оставаться и чувство усталости не заставляет себя долго ждать.  Конечно помогать нужно, но не делать работу за кого-то. Не позволяйте собой манипулировать. Умейте отказывать!
Я поделилась с вами своими нехитрыми советами, как можно разнообразить свой рабочий процесс и постараться избежать переутомления.